Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Apulaissihteeri
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme motivoitunutta ja järjestelmällistä apulaissihteeriä liittymään tiimiimme. Tässä roolissa toimit tärkeänä osana organisaatiotamme, tukien päivittäisiä hallinnollisia toimintoja ja varmistaen sujuvan toimistotyön. Apulaissihteerin tehtävänä on avustaa sihteeriä ja muuta hallintohenkilöstöä erilaisissa toimistotehtävissä, kuten asiakirjojen käsittelyssä, aikataulujen hallinnassa ja viestinnässä.
Apulaissihteerin rooli vaatii tarkkuutta, hyvää ajanhallintaa ja kykyä työskennellä paineen alla. Tehtävässä menestyminen edellyttää hyviä viestintätaitoja, sekä suullisesti että kirjallisesti, sekä kykyä käyttää yleisimpiä toimisto-ohjelmistoja. Työympäristö on usein nopeatempoinen, joten oma-aloitteisuus ja joustavuus ovat tärkeitä ominaisuuksia.
Päivittäisiin tehtäviin kuuluu muun muassa kokousten järjestäminen, muistiinpanojen laatiminen, asiakirjojen arkistointi, sähköpostien käsittely ja vierailijoiden vastaanottaminen. Lisäksi apulaissihteeri voi osallistua projektien hallintaan ja sisäiseen viestintään. Työ tarjoaa mahdollisuuden kehittyä hallinnollisella uralla ja oppia monipuolisia taitoja organisaation eri osa-alueilta.
Edellytämme hakijalta vähintään toisen asteen koulutusta, mielellään hallinnolliselta alalta, sekä aiempaa kokemusta toimistotyöstä. Kielitaito, erityisesti suomi ja englanti, katsotaan eduksi. Tarjoamme mukavan työympäristön, kilpailukykyisen palkan ja mahdollisuuden kehittää osaamistasi osana ammattitaitoista tiimiä.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Avustaa sihteeriä päivittäisissä toimistotehtävissä
- Laatii ja arkistoi asiakirjoja
- Järjestää kokouksia ja laatii muistiinpanoja
- Käsittelee saapuvaa ja lähtevää postia
- Vastaa puheluihin ja sähköposteihin
- Ylläpitää aikatauluja ja kalentereita
- Vastaanottaa vierailijoita ja ohjaa heidät oikeaan paikkaan
- Avustaa projektien hallinnassa
- Päivittää sisäisiä tietojärjestelmiä
- Huolehtii toimistotarvikkeiden tilaamisesta
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Toisen asteen koulutus, mielellään hallinnolliselta alalta
- Aikaisempi kokemus toimistotyöstä
- Hyvät viestintätaidot suomeksi ja englanniksi
- Tarkkuus ja huolellisuus
- Hyvä ajanhallinta ja organisointikyky
- Kyky työskennellä itsenäisesti ja tiimissä
- Hyvät IT-taidot (esim. MS Office)
- Asiakaspalveluhenkisyys
- Joustavuus ja paineensietokyky
- Luotettavuus ja vastuullisuus
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Mikä on aikaisempi kokemuksesi toimistotyöstä?
- Miten hallitset useita tehtäviä samanaikaisesti?
- Kuvaile tilanne, jossa jouduit ratkaisemaan ongelman nopeasti.
- Miten varmistat asiakirjojen oikeellisuuden ja järjestyksen?
- Miten toimit kiireisessä työympäristössä?
- Miten suhtaudut asiakaspalvelutilanteisiin?
- Mitä toimisto-ohjelmia osaat käyttää sujuvasti?
- Miten kehität omaa osaamistasi työssäsi?
- Miten toimit tiimissä?
- Miksi haluat työskennellä apulaissihteerinä?
